Опис можливостей програмного комплексу

ОБОРОТ™ (версія 2.0)

Програмний комплекс ОБОРОТ ™ призначений для обліку товарів і фінансів суб'єктів оптової та/або роздрібної торгівлі.

Основа обліку це: довідник товарів, довідник партнерів, план рахунків, накладні і проводки.

• Довідник товарів. Необмежений за розміром довідник товарів. Найменування товару має максимальну довжину 250 символів. Досить широкий ряд додаткових характеристик дозволяє докладно описати всі властивості будь-якого товару.

• Довідник партнерів. Передбачає перерахування всіх клієнтів і постачальників. Довідник має досить великий список реквізитів для кожного партнера.

• План рахунків. Для докладного опису структури підприємства призначений План рахунків (відмінний від Плану рахунків, що використовується в бухгалтерії) - деревовидний список, що описує місця зберігання матеріальних ресурсів. Сюди вносяться всі склади, всі готівкові каси, все розрахункові рахунки, а також статті витрат. Будь-які документи в програмі використовують об'єкти з дерева Плану рахунків.

• Накладні. Реєстр накладних містить повний список документів руху товару. Накладна в рамках програми відповідає на п'ять основних питань обліку руху товару: «коли», «звідки», «куди», «що» і «за якою ціною».

• Проводки. Якщо для обліку руху товару призначені накладні, то для обліку руху грошей використовуються проводки. У загальному випадку, це - список документів руху грошей. Відповідно, проводка відповідає на чотири питання обліку грошей: «коли», «звідки», «куди», «скільки». Механізм грошових проводок дозволяє враховувати готівку в будь-якій валюті в будь-якій кількості кас, безготівкові кошти на розрахункових рахунках, фіксувати взаєморозрахунки з партнерами, витрати підприємства. Відповідно, дозволяє отримувати залишки грошових коштів на будь-якому рахунку на будь-яку дату і проводити фінансовий аналіз діяльності підприємства.

Вищеописані пункти - це ядро системи. Заповнивши три довідника (довідник товарів, довідник партнерів, план рахунків) вже можна виписувати і роздруковувати накладні та вести фінансовий облік.
Розглянемо докладніше підсистеми програми, які дозволяють зробити облік гнучкіше і простіше.

Товарні довідники

• Ієрархічний довідник типів (груп) товарів. Позволяет классифицировать товары в деревовидному виді. Корисний в звітах — дозволяє робити вибірки по конкретних групах товарів.

• Довідник товарів. Містить всю товарну номенклатуру підприємства, а також додаткові властивості товарів, що дозволяють широко модифікувати параметри аналізу.

• Товарні норми. Норма товарів - це мінімальний залишок будь-якого товару, який повинен бути постійно в торговому залі, складі і т.і. Вельми корисний для того, щоб на ваших складах було рівно стільки товару, скільки вам необхідно. Економить ваші гроші за рахунок того, що ви зменшуєте затоварення, дозволяє не втратити гроші через те, що на вашому складі в потрібну хвилину не опиниться якоїсь ходової позиції.

• Баркоди (штрих-коди). Дозволяють вести облік товарів по баркодам або серійним номерам. Це економить час, мінімізує ймовірність помилок при оформленні рухів товарів.

Облік грошей

• Довідник валют. Програма ОБОРОТ - мультивалютна, дозволяє вести облік в будь-яких валютах в різних комбінаціях. Все, що вам необхідно — вчасно вносити новий курс, коли він змінюється. Це економить ваш час, вам не треба замислюватися, за яким курсом ввести ціну товару, програма розрахує це для вас сама. Калькулятор, що лежить біля вашої клавіатури - це зло :).

• Баланси перед вашими очима. Програма веде оперативні баланси по всіх рахунках. В будь-яку мить, наприклад, під час оформлення видаткової накладної або проводки, ви можете перевірити баланс клієнта, каси, розрахункового рахунку.

• Товарні кредити і відстрочки. У довіднику партнерів є два поля — кредит і відстрочка, що дозволяє встановити розмір товарного кредиту і/або кількість днів відстрочки платежу для клієнта. Залежно від вимоги замовника, можна гнучко налаштовувати роботу програми з урахуванням цих обмежень. Наприклад, є можливість блокування виписки накладної на клієнта з боргом, що перевищує кредит, або отримати звіт за планом надходження грошей від клієнтів в залежності від відстрочок платежів.

Управління цінами на товари і послуги

• Скільки завгодно прайсів в будь-яких валютах. Прайси вельми широко використовуються при виписці накладних, щоб потрібна ціна в накладну підставлялась автоматично. Прайси ведуться на конкретну дату. Це означає, що, якщо ви вирішите наступного понеділка поміняти ціну на одну або кілька товарних позицій, ви це можете зробити вже зараз. Наступного понеділка нова ціна підтягнеться автоматично.

• Ціноутворення. Дозволяє після введення нової прибуткової накладної відстежити зміни і відкоригувати ціни в прайсах в залежності від цін приходу, націнки на товар і курсу валют. Економить ваш час, гроші і нерви.

• Знижки на товари. Дозволяє встановити знижку на товар або товарну групу на якийсь термін. Дуже корисно для розпродажів акційного товару.

• Знижки партнерам Можна для кожного клієнта вказати знижку (націнку) на конкретну товарну групу. Дозволяє зменшити відповідальність менеджера, що виписує видаткову накладну, збільшити гнучкість ціноутворення для конкретного клієнта по конкретній групі товару.

Клієнти і постачальники

• Довідник партнерів. Для роботи з партнерами вам потрібно ввести тільки найменування. Опціонально можна заводити більш ніж 30 реквізитів, таких як адреса, телефон, банк, реквізити для виписки рахунків, видаткових та податкових накладних.

• Відповідальні менеджери. Є можливість закріплювати за партнером певного менеджера. В даному випадку з'являється можливість дивитися звіти по клієнтах в розрізі відповідальних менеджерів.

Виписка накладних.

• Повний контроль руху товарів. Ви зможете вести облік закупівель і продажів товарів, поєднуючи різні підходи реалізації на вашому підприємстві: оптова та / або роздрібна торгівля; товарні кредити і товари, віддані на реалізацію; операції в торговому залі; торгівля за готівковий і безготівковий розрахунок; реалізація товару в різних валютах (закупівля товару в одній валюті, а продаж - в іншій або різних валютах).

• Партійний облік. Програма дозволяє вести, як партійний облік, так і автоматичне списання товару за методом FIFO (спочатку списується найстаріший товар)

• Відсуньте миш. Весь функціонал, що використовується при введенні накладних, можна використовувати тільки за допомогою клавіатури. Миша не потрібна. Це значно економить час користувача.

• 5 секунд на введення шапки накладної. Саме стільки (або менше) часу потрібно щоб ввести шапку накладної.

• Пошук товара в накладній При пошуку товару для накладної використовується поняття маски найменування товару. Наприклад, для того, щоб ввести в накладну товар «Картридж для стр. принтера № 22 HP DJ 3920/3940/D1360/D2360/D1460/D1560/D2460 / F380/4180 OfficeJet 4355/5610 Кольоровий (C9352AE)» достаточно ввести «9352»

• Майстер підстановки цін При введенні накладних активно використовується Майстер Підстановки Цін. Це інструмент, який підставляє в накладну потрібну ціну товару в залежності від різних критеріїв. Критеріями можуть бути: ціна з прайса, з урахуванням валюти прайса і курсу валют, остання ціна на даний товар для даного клієнта, знижка і багато інших.

• Друк накладних Природно, при введенні накладної її можна тут же роздрукувати. Є кілька стандартних форм роздруківки. Крім того, можна прямо в офісі замовника спроектувати нові форми.

Безготівковий розрахунок

Ви можете виписати рахунок, автоматично з рахунку створити видаткові і податкові накладні. Також є можливість створити рахунок з видаткової накладної. Природно, всі ці документи можна роздрукувати. Для друку документів передбачено кілька варіантів - для платників і неплатників ПДВ. Безготівковий розрахунок, реалізований в програмі — мультіреквізітний. Це означає, що ви можете оформити рахунок від будь-якого підприємства, підприємця, зазначеного в довіднику реквізитів.

Звіти

Багато в чому ефективна робота підприємства залежить від оперативного отримання достовірної і повної інформації про його роботу для подальшого аналізу і побудови подальшої стратегії. Таку інформацію можна отримати, використовуючи різні типи звітів, реалізованих в нашій програмі:

• Звіти по товарних залишках та руху товарів

• Звіти по реалізації товарів за будь-які проміжки часу

• Звіти по клієнтах

• Звіти по грошових залишках і руху грошових коштів

• Звіти по видатках підприємства

• Звіти по прибутку і рентабельності підприємства, точок реалізації товару

• Аналітичні звіти на майбутні періоди: аналізуючи продаж за обраний Вами проміжок часу, можна прогнозувати наступні обсяги продажів;

Переобліки.

Програма дозволяє роздрукувати бланки переоблікової відомості для працівників складу/магазину, за якими буде проводитися перерахунок товару в залишках. Потім дані з відомостей вводяться в програму, і вона видає список з розбіжностями залишків «за фактом» і «по програмі». Буквально за хвилину дані розбіжності можна в автоматичному режимі трансформувати в коригувальні накладні, які вирівнюють залишки, дозволяючи розрахувати суму (і кількість) недостачі і надлишку.

Замовлення.

Программа дозволяє формувати замовлення товарів для закупівлі на підставі поточних залишків, продажів попередніх періодів, а також відстежувати "завислі" позиції. Для цього є звіти, що аналізують продажу за певний проміжок часу, поточні залишки товарів і товарні норми по кожній позиції. Існують також форми для обробки замовлень клієнтів, формування бланка замовлення і імпорт замовлень з Excel.

Зарплата.

У програмі реалізована гнучка система розрахунку заробітної плати. Залежно від потреб підприємства розрахунок заробітної плати може бути виконаний за різноманітними видами і формулами (помісячна, погодинна ставка, відрядна або процентна і т.д.). Дані підсистеми розробляються індивідуально на вимогу замовника.

Облік гарантійного обслуговування.

Зручний механізм обліку товарів, прийнятих на гарантійний і негарантійний ремонт. Ви зможете легко відстежити товари, щойно прийняті в ремонт, відправлені в сервіс-центр постачальника, готові до заміни або видачі клієнту. По кожному товару, прийнятому на гарантійне обслуговування, є можливість внести набір реквізитів: комплектність, дефекти, хто прийняв, хто ремонтував, або куди товар відправлений на ремонт і т.д. Враховується також як товарна, так і фінансова сторона гарантійного обслуговування. Тобто, оформлення накладних і грошових проводок за фактом гарантійного випадку (прихід дефектного товару на склад, повернення даного товару постачальнику/клієнту або повне списання, прийом грошей за ремонт від клієнта).

Взаємодія з офісними додатками.

Будь-яку таблицю в програмі можна скопіювати в буфер обміну і вставити в MS Excel/Word або Libre Calc/Writer. Також можливий імпорт накладних, прайсів і замовлень з таблиць Excel безпосередньо в програму.
Як приклад, можна навести таке рішення: клієнту формується прайс в таблиці Excel з цінами і порожньою колонкою «Замовленя» і висилається по e-mail. Клієнт в цій колонці вводить кількість товару, яку він хотів би замовити, і висилає відкоригований файл назад в офіс, де цей файл завантажується в програму, в Замовлення клієнта, яке одним кліком миші перетворюється в видаткову накладну на того ж клієнта.

Крім того, в програмі є модуль, який дозволяє в автоматичному режимі імпортувати в програму чужі прайси і коригувати свої ціни, в залежності від змін.

Робота в торговому залі.

Для роботи в торговому залі існує окремий додаток - ОБОРОТ/Роздріб, за допомогою якого продавець вносить до програми покупки клієнтів (чеки). Цей додаток активно використовує можливості сканерів штрих-кодів, може бути інтегрований з підсистемою дисконтних карт, фіскальних реєстраторів і чекових принтерів. Тобто, все зроблено для того, щоб можна було в найкоротший час оформити продаж, роздрукувати чек, відпустити клієнта

Безпека.

Перш за все це парольний доступ. Кожен користувач входять в систему під своїм логіном і паролем. Для захисту інформації реалізовано розмежування доступу до даних (повні права/тільки читання): доступ до різних таблиць, полів, рядків, вікон програми здійснюється в залежності від виділених адміністратором прав тієї чи іншої Групи користувачів (наприклад, Менеджер з продажу, Касир, Оператор Фінансовий директор і т.д.). Адміністратором може бути будь-який, обраний Вами, співробітник підприємства.

Реплікація.

Якщо ваше підприємство географічно розподілено, постає проблема синхронізації інформації між віддаленими складами, філіями, менеджерами. Якщо є можливість побудувати виділену лінію, то, звичайно, проблем немає, всі будуть працювати в одній базі даних. Але якщо це зробити неможливо або невиправдано дорого, то ви можете скористатися можливістю оффлайновой реплікації. Працює це так: якщо хтось захоче синхронізувати інформацію, він просто натискає в програмі кнопку, яка ініціює сеанс обміну даними з сервером реплікації, який знаходиться на нашому майданчику, або встановлений на комп'ютері клієнта. В цьому сеансі на сервер відправляються всі зміни, зроблені в базі даних з моменту останньої реплікації, і забираються з сервера всі пакети, які створили інші користувачі розподіленої бази даних. Потім чужі пакети обробляються та заливаються в базу даних. Черговість застосування пакетів контролює сервер реплікації. На сервері реплікації не зберігається копія бази даних замовника, виключно відправлені пакети в запакованому і зашифрованому вигляді. Якщо замовник вважає за краще сам стежити за своєю безпекою, він може купити програмне забезпечення сервера реплікації і встановити його на свій майданчик.

Интеграція з WEB.

За час існування програми ОБОРОТ був реалізований ряд проектів інтеграції програми з WEB-сервісами.

Ключовий момент, реалізований у всіх цих проектах — клієнт не торкається до програмування функціоналу сайту, html, css, javascript і т.д. Весь супровід сайту ведеться або в абсолютно автоматичному режимі, або зводиться до того, що за допомогою Windows-додатка ОБОРОТ вноситься вся інформація для сайту: картинки для товарів, описи, ціни, новини, акції і т.д.

Архітектура програми

Програма ОБОРОТ розроблена в архітектурі клієнт-сервер, написана на мові програмування Delphi6 і використовує open-source сервер баз даних Firebird v2.5. Клієнт-серверна архітектура означає, що основне навантаження припадає на комп'ютер-сервер, а для клієнтського робочого місця досить вельми скромного комп'ютера. Крім того, програма може працювати на низькошвидкісних лініях зв'язку з сервером. Для комфортної роботи необхідний канал, принаймні, 1 мегабіт/с.

Клієнтська частина програми працює на Windows 7 і вище. Для інсталяції програми необхідно 20 МБ на жорсткому диску. Серверна частина також вельми невимоглива до апаратних ресурсів комп'ютера. Пам'ять 4GB і швидкий жорсткий диск — основні вимоги. Надалі рекомендується +2GB пам'яті на кожні 8 клієнтських місць.

Варіанти установки програми можуть бути наступними:

• Один комп'ютер (наприклад ноутбук) для ведення обліку приватного підприємця. У цьому випадку сервер БД, база даних і клієнтська програма знаходяться на одному комп'ютері.

• Скільки завгодно комп'ютерів в офісі, підключених до мережі з виділеним сервером для бази даних. У цьому випадку сама БД і програма-сервер БД знаходяться на виділеному комп'ютері, а на комп'ютерах, підключених до мережі знаходиться тільки клієнтська програма.

• Скільки завгодно розподілених офісів з можливістю оффлайновой реплікації* даних між ними. Окремим випадком є варіант з офісом + менеджерами з ноутбуками, які можуть періодично синхронізувати інформацію з центральним офісом через мережу інтернет.

  (*)під оффлайновою репликаціею розуміється варіант роботи, коли інформація синхронізується між розподіленими базами даних і немає необхідності постійно перебувати в мережі інтернет.