Описание возможностей программного комплекса

ОБОРОТ™ (версия 2.0)

Программный комплекс ОБОРОТ™ предназначен для учета товаров и финансов субъектов оптовой и/или розничной торговли.

Основа учета это: справочник товаров, справочник партнеров, план счетов, накладные и проводки.

• Справочник товаров. Неограниченный по размеру справочник товаров. Наименование товара имеет предельную длину 250 символов. Довольно широкий ряд дополнительных характеристик позволяет весьма подробно описать все свойства любого товара

• Справочник партнеров. Предполагает перечисление всех клиентов и поставщиков. Справочник имеет весьма обширный список реквизитов для каждого партнера.

• План счетов. Для подробного описания структуры предприятия предназначен План счетов (отличный от Плана счетов, используемого в бухгалтерии) - древовидный список, описывающий места хранения материальных ресурсов. Сюда вносятся все склады, все наличные кассы, все расчетные счета, а также статьи расходов. Любые документы в программе используют объекты из дерева Плана счетов.

• Накладные. Реестр накладных содержит полный список документов движения товара. Накладная в рамках программы отвечает на пять основных вопросов учета движения товара: «когда», «откуда», «куда», «что» и «по какой цене».

• Проводки. Если для учета движения товара предназначены накладные, то для учета движения денег используются проводки. В общем случае, это - список документов движения денег. Соответственно, проводка отвечает на четыре вопроса учета денег: «когда», «откуда», «куда», «сколько». Механизм денежных проводок позволяет учитывать наличные деньги в любой валюте в любом количестве касс, безналичные средства на расчетных счетах, фиксировать взаиморасчеты с партнерами, расходы предприятия. Соответственно, позволяет получать остатки денежных средств на любом счете на любую дату и проводить финансовый анализ деятельности предприятия.

Вышеописанные пункты -это ядро системы. Заполнив три справочника(справочник товаров, справочник партнеров, план счетов) уже можно выписывать и распечатывать накладные и вести финансовый учет.
Рассмотрим подробнее подсистемы программы, которые позволяют сделать учет гибче и проще.

Товарные справочники

• Иерархический справочник типов (групп) товаров. Позволяет классифицировать товары в древовидный вид. Полезен в отчетах — позволяет делать выборки по конкретным группам товаров.

• Справочник товаров. Содержит всю товарную номенклатуру предприятия, а также дополнительные свойства товаров, позволяющие широко модифицировать параметры анализа.

• Товарные нормы. Норма товаров - это минимальный остаток какого-либо товара, который должен быть постоянно в торговом зале, складе и т.д. Весьма полезен для того, чтобы на ваших складах было ровно столько товара, сколько вам необходимо. Экономит ваши деньги за счет того, что вы уменьшаете затоваривание, позволяет не потерять деньги по причине того, что на вашем складе в нужную минуту не окажется какой-нибудь ходовой позиции.

• Баркоды (штрих-коды). Позволяют вести учет товаров по баркодам или серийным номерам. Это экономит время, минимизирует вероятность ошибок при оформлении движений товаров.

Учет денег

• Справочник валют. Программа ОБОРОТ - мультивалютная, позволяет вести учет в любых валютах в разных комбинациях. Все, что вам необходимо — вовремя вносить новый курс, когда он меняется. Это экономит ваше время, вам не надо задумываться, по какому курсу ввести цену товара, программа посчитает это для вас сама. Калькулятор, лежащий возле вашей клавиатуры - это зло :).

• Балансы перед вашими глазами. Программа ведет оперативные балансы по всем счетам. В любую секунду, например, во время оформления расходной накладной или проводки, вы можете проверить баланс клиента, кассы, расчетного счета.

• Товарные кредиты и отсрочки. В справочнике партнеров есть два поля — кредит и отсрочка, что позволяет установить размер товарного кредита и/или количество дней отсрочки платежа для клиента. В зависимости от требования заказчика, можно гибко настраивать работу программы с учетом этих ограничений. Например, есть возможность блокировки выписки накладной на клиента с долгом, превышающим кредит, или получить отчет по плану поступления денег от клиентов в зависимости от отсрочек платежей.

Управление ценами на товары и услуги

• Сколько угодно прайсов в любых валютах. Прайсы весьма широко используются при выписке накладных, чтобы нужная цена в накладную подставлялась автоматически. Прайсы ведутся на конкретную дату. Это означает, что, если вы решите в следующий понедельник поменять цену на одну или несколько товарных позиций, вы это можете сделать уже сейчас. В следующий понедельник новая цена подтянется автоматически.

• Ценообразование. Позволяет после ввода новой приходной накладной отследить изменения и откорректировать цены в прайсах в зависимости от цен прихода, наценки на товар и курса валют. Экономит ваше время, деньги и нервы.

• Скидки на товары. Позволяет установить скидку на товар или товарную группу на какой-то срок. Весьма полезно для распродаж акционного товара.

• Скидки партнерам Можно для каждого клиента указать скидку (наценку) на конкретную товарную группу. Позволяет уменьшить ответственность менеджера, выписывающего расходную накладную, увеличить гибкость ценообразования для конкретного клиента по конкретной группе товара.

Клиенты и поставщики

• Справочник партнеров. Для работы с партнерами вам нужно ввести только наименование. Опционально можно заводить более 30 реквизитов, таких как адрес, телефон, банк, реквизиты для выписки счетов, расходных и налоговых накладных.

• Ответственные менеджеры. Есть возможность закреплять за партнером определенного менеджера. В данном случае появляется возможность смотреть отчеты по клиентам в разрезе ответственных менеджеров.

Выписка накладных.

• Полный контроль движения товаров. Вы сможете вести учет закупок и продаж товаров, совмещая различные подходы реализации на вашем предприятии: оптовая и/или розничная торговля; товарные кредиты и товары, отданные на реализацию; операции в торговом зале; торговля за наличный и безналичный расчет; реализация товара в различных валютах (закупка товара в одной валюте, а продажа - в другой или разных валютах).

• Партионный учет. Программа позволяет вести, как партионный учет, так и автоматическое списание товара по методу FIFO (вначале списывается самый старый товар)

• Отодвиньте мышь. Весь функционал, используемый при вводе накладных, можно использовать только с помощью клавиатуры. Мышь не нужна. Это значительно экономит время пользователя.

• 5 секунд на ввод шапки накладной. Именно столько (или меньше) времени требуется чтобы ввести шапку накладной.

• Поиск товара в накладной При поиске товара для накладной используется понятие маски наименования товара. Например, для того, чтобы ввести в накладную товар «Картридж для стр. принтера № 22 HP DJ 3920/3940/D1360/D2360/D1460/D1560/D2460 / F380/4180 OfficeJet 4355/5610 Цветной (C9352AE)» достаточно ввести «9352»

• Мастер подстановки цен При вводе накладных активно используется Мастер Подстановки Цен. Это инструмент, который подставляет в накладную нужную цену товара в зависимости от различных критериев. Критериями могут быть: цена из прайса, с учетом валюты прайса и курса валют, последняя цена на данный товар для данного клиента, скидка и много других.

• Печать накладных Естественно, при вводе накладной ее можно тут же распечатать. Есть несколько стандартных форм распечатки. Кроме того, можно прямо в офисе заказчика спроектировать новые формы.

Безналичный расчет

Вы можете выписать счет, автоматически из счета создать расходные и налоговые накладные. Также имеется возможность создать счет из расходной накладной. Естественно, все эти документы можно распечатать. Для печати документов предусмотрено несколько вариантов - для плательщиков и неплательщиков НДС. Безналичный расчет, реализованный в программе — мультиреквизитный. Это означает, что вы можете оформить счет от любого предприятия, предпринимателя, указанного в справочнике реквизитов.

Отчеты

Во многом эффективная работа предприятия зависит от оперативного получения достоверной и полной информации о его работе для дальнейшего анализа и построения дальнейшей стратегии. Такую информацию можно получить, используя различные типы отчетов, реализованых в нашей программе:

• Отчеты по товарным остаткам и движению товаров

• Отчеты по реализации товаров за любые промежутки времени

• Отчеты по клиентам

• Отчеты по денежным остаткам и движению денежных средств

• Отчеты по расходам предприятия

• Отчеты по прибыли и рентабельности предприятия, точек реализации товара

• Аналитические отчеты на будущие периоды: анализируя продажи за выбранный Вами промежуток времени, можно прогнозировать последующие объемы продаж;

Переучеты.

Программа позволяет распечатать бланки переучетных ведомостей для работников склада/магазина, по которым будет производится пересчет товара в остатках. Затем данные из ведомостей вводятся в программу, и она выдает список с расхождениями остатков «по факту» и «по программе». Буквально за минуту данные расхождения можно в автоматическом режиме трансформировать в корректирующие накладные, которые выравнивают остатки, позволяя рассчитать сумму (и кол-во) недостачи и переизбытка.

Заказы.

Программа позволяет формировать заказы товаров для закупки на основании текущих остатков, продаж предыдущих периодов, а также отслеживать "зависшие" позиции. Для этого есть отчёты, анализирующие продажи за определенный промежуток времени, текущие остатки товаров и товарные нормы по каждой позиции. Существуют также формы для обработки заказов клиентов, формирование бланка заказа и импорт заказов из Excel.

Зарплата.

В программе реализована гибкая и легко настраиваемая система расчета заработной платы. В зависимости от потребностей предприятия расчет заработной платы может быть выполнен по различным видам и формулам (помесячная, почасовая ставка, сдельная или процентная и т.д.). Данные подсистемы разрабатываются индивидуально по требованию заказчика.

Учет гарантийного обслуживания.

Удобный механизм учета товаров, принятых на гарантийный и негарантийный ремонт. Вы сможете легко отследить товары, только что принятые в ремонт, отправленные в сервис-центр поставщика, готовые к замене или выдаче клиенту. По каждому товару, принятому на гарантийное обслуживание, есть возможность внести набор реквизитов: комплектность, дефекты, кто принял, кто ремонтировал, или куда товар отправлен на ремонт и т.д. Учитывается также как товарная, так и финансовая сторона гарантийного обслуживания. То есть, оформление накладных и денежных проводок по факту гарантийного случая (приход дефектного товара на склад, возврат данного товара поставщику/клиенту или полное списание, прием денег за ремонт от клиента).

Взаимодействие с офисными приложениями.

Любую таблицу в программе можно скопировать в буфер обмена и вставить в MS Excel/Word или Libre Calc/Writer. Также возможен импорт накладных,прайсов и заказов из таблиц Excel непосредственно в программу.
Как пример, можно привести такое решение: клиенту формируется прайс в таблице Excel с ценами и пустой колонкой «Заказ» и высылается по e-mail. Клиент в этой колонке вводит количество товара, которое он хотел бы заказать, и высылает откорректированный файл назад в офис, где этот файл загружается в программу, в Заказ клиента, который одним кликом мыши превращается в расходную накладную на того же клиента.

Кроме того, в программе имеется модуль, который позволяет в автоматическом режиме импортировать в программу чужие прайсы и корректировать свои цены, в зависимости от изменений.

Работа в торговом зале.

Для работы в торговом зале существует отдельное приложение - ОБОРОТ/Розница, с помощью которого продавец вносит в программу покупки клиентов (чеки). Данное приложение активно использует возможности сканеров штрихкодов, может быть интегрировано с подсистемой дисконтных карт, фискальных регистраторов и чековых принтеров. То есть, все сделано для того, чтобы можно было в кратчайшее время оформить продажу, распечатать чек, отпустить клиента

Безопасность.

Прежде всего это парольный доступ. Каждый пользователь входят в систему под своим логином и паролем. Для защиты информации реализовано разграничение доступа к данным (полные права/только чтение): доступ к различным таблицам, полям, строкам, окнам базы данных осуществляется в зависимости от выделенных администратором прав той или иной Группе пользователей (например, Менеджер по продажам, Кассир, Оператор, Финансовый директор и т.д.). Администратором может быть любой, выбранный Вами, сотрудник предприятия.

Репликация.

Если ваше предприятие географически распределено, встает проблема синхронизации информации между удаленными складами, филиалами, менеджерами. Если есть возможность построить выделенную линию, то, конечно, проблем нет, все будут работать в одной базе данных. Но если это сделать невозможно или неоправданно дорого, то вы можете воспользоваться возможностью оффлайновой репликации. Работает это так: если кто-то захочет синхронизировать информацию, он просто нажимает в программе кнопку, которая инициирует сеанс обмена данными с сервером репликаций, который находится на нашей площадке, либо установлен на компьютере клиента. В этом сеансе на сервер отправляются все изменения, сделанные в базе данных с момента последней репликации, и забираются с сервера все пакеты, которые создали другие пользователи распределенной базы данных. Затем чужие пакеты обрабатываюся и заливаются в базу данных. Очередность применения пакетов контролирует сервер репликаций. На сервере репликаций не хранится копия базы данных заказчика, исключительно отправленные пакеты в запакованном и зашифрованном виде. Если заказчик предпочитает сам следить за своей безопасностью, он может купить программное обеспечение сервера репликаций и установить его на свою площадку.

Интеграция с WEB.

За время существования программы ОБОРОТ был реализован ряд проектов интеграции программы с WEB-сервисами.

Ключевой момент, реализованный во всех этих проектах — клиент не прикасается к программированию функционала сайта, html, css, javascript и т.д. Все сопровождение сайта ведется либо в абсолютно автоматическом режиме, либо сводится к тому, что при помощи Windows-приложения ОБОРОТ вносится вся информация для сайта: картинки для товаров, описания, цены, новости, акции и т.д.

Архитектура программы

Программа ОБОРОТ разработана в архитектуре клиент-сервер, написана на языке программирования Delphi6 и использует open-source сервер баз данных Firebird v2.5. Клиент-серверная архитектура означает, что основная нагрузка приходится на компьютер-сервер, а для клиентского рабочего места достаточно весьма скромного компьютера. Кроме того, программа может работать на низкоскоростных линиях связи с сервером. Для комфортной работы необходим канал, по крайней мере, 1 мегабит/с.

Клиентская часть программы работает на Windows 7 и выше. Для инсталляции программы необходимо 20 МБ на жестком диске. Серверная часть также весьма нетребовательна к аппаратным ресурсам компьютера. Память 4GB и быстрый жесткий диск — основные требования. В дальнейшем рекомендуется +2GB памяти на каждые 8 клиентских мест.

Варианты установки программы могут быть следующими:

• Один компьютер (например ноутбук) для ведения учета частного предпринимателя. В этом случае сервер БД, база данных и клиентская программа находятся на одном компьютере.

• Сколько угодно компьютеров в офисе, подключенных в сеть с выделенным сервером для базы данных. В этом случае сама БД и программа-сервер БД находятся на выделенном компьютере, а на компьютерах, подключенных к сети находится только клиентская программа.

• Сколько угодно распределенных офисов с возможностью оффлайновой репликации* данных между ними. Частным случаем является вариант с офисом + менеджерами с ноутбуками, которые могут периодически синхронизировать информацию с центральным офисом через сеть интернет.

  (*)под оффлайновой репликацией понимается вариант работы, когда информация синхронизируется между распределенными базами данных и нет необходимости постоянно находиться в сети интернет.