Описание возможностей программного комплекса
ОБОРОТ ™ (версия 2.0)
Программный комплекс ОБОРОТ ™ предназначен для осуществления учета товаров и финансов оптового и(или) розничного торговца.
Основа учета это: справочник товаров, справочник партнеров, план счетов, накладные и проводки.
Справочник товаров.Неограниченный по размеру справочник товаров. Наименование товара имеет предельную длину 250 символов. Опциональный ввод массы и объема товара предполагает функционал, предназначенный для расчета себестоимости импортированного товара.
Справочник партнеров.Предполагает перечисление всех клиентов и поставщиков. Справочник имеет весьма обширный список реквизитов для каждого партнера.
План счетов. Для описания так называемых центров ответственности предназначен небухгалтеский план счетов. Это древовидная структура, которая описывает структуру предприятия. Тут заводятся все кассы, все расчетные счета, все склады, все счета партнеров. Кроме того тут же заводятся все расходные счета, например «Транспортные расходы», «Расходы на связь» и так далее.
Накладные. Реестр накладных содержит весь список документов движения товара. Одним из реквизитов накладной является ее тип: внутренняя, приходная, расходная или возвратная, однако хотим обратить внимание на то, что все накладные находятся в одном списке, что дает возможность производить весьма гибкие выборки и сортировки по массе различных критериев. Накладная в терминах программы отвечает на пять основных вопросов учета движения товара: «когда», «откуда», «куда», «что» и «по какой цене».
Проводки. Если для учета движения товара предназначены накладные, до для учета движения денег используются проводки. В общем случае это список документов движения денег. Соответственно проводка отвечает на четыре вопроса учета денег: «когда», «откуда», «куда», «сколько». Механизм денежных проводок позволяет учитывать наличные деньги в любой валюте в любом количестве касс, безналичные средства на расчетных счетах, фиксировать взаиморасчеты с партнерами, мгновенно получать баланс на любую дату. Возможен также учет расходов на предприятии с последующим анализом.
Вышеописанные пункты это ядро системы. Заполнив три справочника уже можно выписывать и распечатывать накладные и вести финансовый учет. Рассмотрим подробнее подсистемы программы, которые позволяют сделать учет гибче и проще.
Товарные справочники
Иерархический справочник типов (групп) товаров. Позволяет классифицировать товары в древовидный вид. Полезен в отчетах — позволяет делать выборки по конкретным группам товаров.
Справочник товаров. Содержит массу полезных реквизитов. Например объем и вес товара. Полезен предприятиям, которые растамаживают свой товар, позволяют гибко просчитывать себестоимость позиций.
Товарные нормы. Норма товаров - это минимальный остаток какого-либо товара, который должен быть постоянно в торговом зале, складе и т.д.Весьма полезен для того, чтобы на ваших складах было ровно столько товара, сколько вам необходимо. Экономит ваши деньги за счет того, что вы уменьшаете затоваривание, позволяет не потерять деньги засчет того, что на вашем складе в нужную минуту не окажется какой-нибудь ходовой позиции.
Баркоды. Позволяют вести продажу товара по баркодам. Это экономит время, требующееся для ввода накладной.
Учет денег
Справочник валют. Программа мультивалютная, позволяет вести учет в любых валютах в разных комбинациях. Все что вам необходимо — вовремя заводить новый курс, когда он меняется. Это экономит ваше время, вам не надо задумываться по какому курсу ввести цену товара, программа посчитает это для вас сама потому что калькулятор, лежащий возле вашей клавиатуры это зло.
Балансы перед вашими глазами. Программа ведет оперативные балансы по клиентам. В любую секунду, например во время оформления расходной накладной вы можете проверить баланс клиента.
Товарные кредиты и отсрочки. В справочнике партнеров есть два поля — кредит и отсрочка, позволяют для клиента установить размер товарного кредита и(или) количество дней отсрочки платежа. В зависимости от требования заказчика программы можно гибко настраивать работу с учетом этих ограничений. Например есть возможность настройки невозможности выписать накладную на клиента с долгом, превышающим кредит, или получить отчет по плану поступления денег от клиентов в зависимости от отсрочек платежей.
Управление ценами на товары и услуги
Сколько угодно прайсов в любых валютах. Прайсы ведутся на конкретную дату. Это означает, что если вы решите в следующий понедельник поменять цену на одну или несколько товарных позиций, вы это можете сделать уже сейчас. В следующий понедельник будет уже новая цена автоматически. Прайсы весьма широко используются при выписке накладных, когда цена в накладную подставляется автоматически.
Ценообразование. Позволяет после ввода новой приходной накладной поменять цены в прайсах относительно новых цен в накладной, наценки на товар и смене текущего курса валют. Экономит ваше время и, возможно, деньги, ведь это весьма неприятно,торговать товаром по старой цене, когда новая входная цена возросла.
Скидки на товары. Позволяет установить скидку на товар или товарную группу на какой-то срок. Весьма полезно для распродаж акционного товара.
Скидки партнерам. Можно для каждого клиента указать скидку (наценку) на конкретную товарную группу. Позволяет уменьшить ответственность менеджера, выписывающего расходную накладную, увеличить гибкость ценообразования для конкретного клиента, активно работающего с вами по конкретной группе товара.
Ваши клиенты и поставщики
Справочник партнеров. Для работы с партнерами вам нужно ввести только наименование. Опционально можно заводить более 30 реквизитов, таких как адрес, телефон, банк, реквизиты для выписки счетов, расходных и налоговых накладных.
Ответственные менеджеры. Есть возможность закреплять партнеру ответственного менеджера. В данном случае появляется возможность смотреть отчеты по клиентам в разрезе ответственного менеджера.
Выписка накладных.
Полный контроль движения товаров. Вы сможете, вести учет закупок и продаж товаров, совмещая различные подходы реализации на вашем предприятии: оптовая и/или розничная торговля; товарные кредиты и товары, отданные на реализацию; операции в торговом зале; торговля по безналичному расчету; реализация товара в разных валютах (отражения поступления товара в одной валюте, а реализации - в другой).
Партионный учет. Программа позволяет вести как партионный учет так и автоматическое списание товара по методу FIFO (вначале списыватся самый старый товар)
Отодвиньте мышь. Весь функционал, используемый при вводе накладных можно делать только с клавиатуры. Мышь не нужна. Это экономит время менеджера.
5 секунд на ввод шапки накладной. Именно столько (или меньше) времени требуется чтобы ввести шапку накладной.
Поиск товара в накладной. При поиске товара для накладной используется понятие маски наименования товара. Например, для того, чтобы ввести в накладную товар «Картридж для стр. принтера № 22 HP DJ 3920/3940/D1360/D2360/D1460/D1560/D2460 / F380/4180 OfficeJet 4355/5610 Цветной (C9352AE)» достаточно ввести «9352»
Мастер подстановки цен. При вводе накладных активно используется мастер подстановки цен. Это инструмент, который в зависимости от различных критериев поставляет в накладную цену товара. Критериями могут быть: цена из прайса, валюта прайса, курс валют, последняя цена на данный товар для данного клиента, склидка и много других.
Печать накладных. Естественно, при вводе накладной ее можно тут же распечатать. Есть несколько стандартных форм распечатки, кроме того под заказ можно прямо в офисе заказчика спроектировать новые формы.
Безналичный расчет
В программе реализован полноценный безналичный расчет. Это значит что вы можете выписать счет, автоматически из счета создать расходные и налоговые накладные. Также имеется возможность создать счет из расходной накладной. Естественно, все эти документы можно распечатать. При печати этих документов можно выбрать несколько вариантов распечаток, например форму для неплательщика НДС. Безналичный расчет, реализованный в программе — мультиреквизитный. Это означает что вы можете оформить счет от любого (вашего) преприятия, указанного в справчнике реквизитов.
Отчеты.
Во многом эффективная работа предприятия зависит от оперативного получения достоверной и полной информации о его работе для дальнейшего анализа и стратегии развития или сохранения бизнеса. Такую информацию можно получить, используя различные типы отчетов, которые реализованы в нашей программе:
Отчеты по товарным остаткам и движению товаров
Отчеты по реализации товаров за любые промежутки времени
Отчеты по денежным остаткам и движению денежных средств
Отчеты по прибыли и рентабельности предприятия, точек реализации товара;
Отчеты по расходам на предприятии
Отчеты по клиентам
Аналитические отчеты на будущие периоды (анализируя продажи за выбранный Вами промежуток времени, можно прогнозировать последующие объемы продаж);
Расчет рентабельности торговых точек/расчет валового дохода
Переучеты.
Программа позволяет распечатать бланки переучетных ведомостей для работников магазина, по которым будет производится пересчет товара в остатках. Затем заполненные вручную ведомости переучета вводятся в программу и программа выдает формы с расхождениями остатков «по факту» и «по программе». Буквально за минуту данные расхождения можно в автоматическом режиме трансформировать в корректирующие накладные, которые выравнивают остатки, позволяя расчитать сумму (и кол-во) недостачи и переизбытка. Имеются также отчеты, с помощью которых возможно бысто найти пересорт, и исправить его.
Заказы.
Программа позволяет формировать заказ товаров для закупки на основании результатов продаж предыдущего периода, а также, отслеживать позиции, залёживающиеся в магазине. Для этого предназначены отчёты, позволяющие проанализировать продажи за определенный промежуток времени, текущие остатки товаров и товарные нормы по каждой позиции.Существуют также формы для обработки заказов клиентов, формирование бланка заказа и импорт заказов из Excel.
Зарплата.
Существует гибкая и легко настраиваемая система расчета заработной платы. В зависимости от потребностей предприятия расчет заработной платы может быть реализован по различным видам (сдельная или процентная ставка, помесячная, почасовая и т.д.) и формулам. Данные подсистемы разрабатываются индивидуально под требования заказчика.
Учет гарантийного обслуживания.
Удобный механизм учета товаров, принятых на гарантийный и не гарантийный ремонт. Вы сможете легко отследить товары только что принятые в ремонт, отправленные в сервис-центр поставщика, готовые к выдаче или замене. По каждому товару, принятому на гарантийное обслуживание есть возможность описать несколько реквизитов, например комплектность, дефекты, куда товар отправлен на ремонт. Имеется также как товарная так и финансовая сторона гарантийного обслуживания. То есть оформление накладных и денежных проводок по факту гарантийного случая (приход дефектного товара на склад, списание данного товара назад клиенту, прием денег за ремонт от клиента).
Взаимодействие с офисными приложениями.
Любую таблицу в программе можно скопировать в буфер обмена и скинуть в excel или word. Также имеется импорт накладных и заказов из таблиц excel прямо в программу. Как пример можно привести такое реализованное решение: клиенту формируется прайс в таблице excel с ценами и пустой колонкой «Заказ» и высылается по e-mail. Клиент в колонке «заказ» вводит количество товара, которое он хотел бы заказать и высылает откорректированный файл назад в офис заказчика, где данный файл автоматически трансформируется в электронный заказ, который одним кликом мыши превращается в расходную накладную.
Кроме того в программе имеется экспериментальный модуль, который позволяет в автоматическом режиме импортировать чужие прайсы в программу.
Работа в торговом зале.
Для работы в торговом зале существует отдельное приложение, с помощью которого продавец выписывает покупки клиентов (чеки). Данное приложение может быть интегрировано с подсистемой дисконтных карт, активно использует возможности сканеров штрихкодов и прайсов, то есть все сделано для того, чтобы можно было в кратчайшее время выписать чек и распечатать его.
Безопасность.
Прежде всего это парольный доступ. Все работники входят в систему под своим логином и паролем.Реализован авторизированный доступ к данным для защиты информации. Доступ к данным (полный доступ/только чтение): к различным таблицам, полям, строкам, окнам базы данных осуществляется в зависимости от сконфигурированного администратором разрешения той или иной Группе пользователей (менеджер по продаже, кассир, оператор, финансовый директор и т.д.). Администратором может быть любой выбранный Вами сотрудник предприятия.
Репликация.
Когда ваше предприятие географически распределено встает проблема синхронизации информации между удаленными складами ,филиалами, менеджерами с ноутбуками. Если есть возможность построить выделенную линию, то конечно проблем нет, все будут работать в одной базе данных. Но если это сделать невозможно или неоправданно дорого то вы можете воспользоваться возможностью оффлайновой репликации. Работает это так, что если кто-то захочет синхронизировать информацию он просто нажимает в программе кнопку, которая инициирует сеанс обмена данными с сервером репликаций, который находится на нашей площадке. В данном сеансе на сервер отправляются все изменения, которые были сделаны в базе данных с момента последней репликации и забираются с сервера все пакеты, которые создали другие пользователи распределенной базы данных. Затем чужие пакеты обрабатываюся и заливаются в базу данных. Очередность применения пакетов контролирует сервер репликаций. На сервере репликаций не хранится полноценной базы данных заказчика, исключительно отправленные пакеты. Если заказчик озабочен своей безопасностью, он может купить программное обеспечение сервера репликаций и установить его на свою площадку.
Интеграция с WEB.
За более чем 10 лет существования программы было реализовано несколько проектов интеграции программы с WEB сервисами. В пример можно привести такие сайты как
Ключевой момент, реализованный во всех этих сайтах — клиент не прикасается к программированию функционала сайта, html, javascript. Все сопровождение сайта ведется или в абсолютно автоматическом режиме, либо сводится к тому, что при помощи windows приложения необходимо указывать картинки для товаров и там же вводить их описания.
В любом случае — любой web проект оговаривается отдельно и под заказ.
Архитектура программы
Программа написана на языке Delphi6 и использует open source сервер баз данных Firebird v2.5. Таким образом программа является клиент-серверной, это означает для функционирования программы достаточно весьма скромный клиентский компьютер. Кроме того программа может работать на низкоскоростных линиях связи с сервером. Для комфортной работы необходим канал по крайней мере 1 мегабит.
Клиентская часть программы работает на Windows 2000 и выше, для инсталляции программы необходимо 20 МБ на жестком диске. Серверная часть весьма нетребовательна к аппаратным ресурсам компьютера. Память 1GB и быстрый жесткий диск — основные требования. В дальнейшем рекомендуется +1GB памяти на каждые 8 клиентских мест.
Варианты установки программы могут быть следующими:
Один компьютер (например ноутбук) для ведения учета частного препринимателя. В этом случае клиентская программа,база данных и сервер БД находятся на одном компьютере.
Сколько угодно компьютеров в офисе, подключенных в сеть с выделенным сервером для базы данных. В этом случае база данных и сервер БД находятся на выделенном компьютере, а на компьютерах, подключенных к сети находится только клиентская программа.
Сколько угодно распределенных офисов с возможностью оффлайновой репликации* данных между ними. Частным случаем является вариант с офисом + частными предпринимателями с ноутбуками, которые могут периодически синхронизировать информацию с центральным офисом через сеть интернет.
(*) под оффлайновой репликацией понимается вариант работы, когда информация синхронизируется между распределенными базами данных и нет необходимости постоянно находиться в сети интернет.
Контактная информация
Одесса
Руслан Стрельба
(048)7871765
Сергей Чернетченко
(048)7882329
WEB: http://oborot.od.ua
E-mail: rust@oborot.od.ua
Skype: rstrelba
ICQ: 422397351
Торговая марка ОБОРОТ™ защищена законом об авторских правах и международными соглашениями. Cвидетельство №75507 выдано 25 апреля 2007 года согласно Закона Украины "Про охрану прав на знаки для товаров и услуг".